Prieš pradedant kelti atsargų likučius

Prieš pradedant kelti atsargų likučius sistemoje būtinai turite peržiūrėti sistemoje esančias produktų grupes ir pagal poreikį jas pakoreguoti, tam kad keliant produktų korteles galėtumėte priskirti reikiamą produktų grupę. Taip pat turite turėti keliamų likučių produktus. Produktus į sistemą galima importuoti arba kurti rankiniu būdu tiesiai sistemoje. Susikurti sistemoje atsakingus asmenis bei sandėlio vietas. Atsakingi asmenys ir sandėlio vietos kuriami sistemoje rankiniu būdu. Kaip tai padaryti pateikiamas aprašymas žemiau.

1. Produktų grupių kūrimas/koregavimas/importavimas. Produkto grupė reikalinga korespondencijų tvirtinimo į apskaitą metu parinkimui, taip pat patogu pagal produkto grupę vėliau atlikti paiešką produktų kataloge, prekių likučiuose. Produktų grupes galima kurti rankiniu būdu, koreguoti esamas arba suimportuoti naujas kartu su produktų kortelių importo failu.

1.1.Produktų grupių kūrimas/koregavimas.

1.1.1. Produktų grupes rasite Produktų katalogas -> Grupės. Standartiškai darbo su sistema pradžioje jau būna sukurtos atsargų produktų grupės pagal sąskaitų plano sąskaitas (sistemoje aprašyta taisyklė, kad jei pvz.: pirksite produktą, kurio grupė bus Kuras – pirkimo registravimo apskaitoje metu Debete bus parenkama 20101 sąskaita). Jei reikalingas kitoks produktų grupavimas – galite ištrinti sukurtas šakines (žemiausio lygio) grupes ir susikurti naujas. Jei sukursite naujas grupes – reikės papildyti tam tikrus apskaitos tipus, pagal kuriuos išrenkamos korespondencijos ūkinių operacijų registravimo metu. Kaip tai atlikti rasite čia.
1.1.
1.1.2. Nauja grupė kuriama pažymėjus reikiamą stambią produktų grupę ir spaudžiant [Naujas].
1.2.
Kur galite pasirinkti:
Pridėti grupę – bus pridėta smulkesnė grupė po pažymėtu pasirinkimu
Pridėti šakinę grupę – bus pridėta grupė tokiame pačiame lygyje kaip kad pažymėta grupė.
Pasirinkus kokiame lygyje kursite grupę, dešinėje pusėje bus atverta grupės kortelė, kur laukelyje Pavadinimas nurodykite grupės kodą ir pavadinimą taip kaip nurodyta paveiksle žemiau. Ir išsaugokite.
1.3.
1.1.3. Taip sukurtą grupę galima naudoti sandėlio likučių kėlime. Ištrinti grupę galima tik tol, kol ji nėra panaudota jokiame apskaitos įraše. Jei reikšmė buvo panaudota kokiame nors apskaitos registravimo įraše ir tas įrašas vėliau stornuotas – grupės trinti sistema neleis, nes reikšmė jau panaudota sistemos įrašuose.

1.2. Produktų grupių importas. Produktų grupes galima importuoti kartu su produktų kortelėmis. Jei importuojant produktų korteles importo faile nurodysite produkto grupę, kurios sistemoje nebus – produkto kortelių importo metu produkto grupė sistemoje bus sukurta automatiškai.

2. Produktų kortelių importas/kūrimas. Produktų korteles sistemoje galima importuoti užpildžius importo failą arba susikurti rankiniu būdu sistemoje.

2.1. Produktų kortelių importas. Keliant produktus į sistemą pildomas importo excel failas. Vėliau užpildytas importo failas keliamas į sistemą susiejant sistemos ir importo failo laukus. Šiuo būdu galite susikelti ir paslaugų produktų korteles, kurias naudosite registruojant einamąsias operacijas. Tada jų nebereiks kurti sistemoje rankiniu būdu.
2.1.1. Importuojant produktus į sistemą pildomas importo failas, kurį rasite excel. Tinkamai užpildyta produkto informacija faile atrodo taip:
produktai

Galite naudoti savo turimą importo failą. Tik tokiu atveju negalėsite pasinaudoti sistemoje esančiu automatiniu duomenų failo susiejimu su sistemos laukais. Šį susiejimą reiks atlikti rankiniu būdu, taip kaip aprašyta toliau.

2.1.2. Paruoštą duomenų failą importuokite į sistemą Produktų katalogas -> Produktai. Lange spauskite mygtuką [Importuoti].
2.1.2.1.
2.1.3. Atsidariusiame lange spauskite [Ieškoti] ir pridėkite užpildytą produktų kortelių importo failą (būtinai įsitikinkite, kad failas uždarytas, priešingu atveju įkelti kortelių nepavyks) ir spauskite [Toliau].

Jei importo failas yra identiškas kaip kad pavyzdyje (stulpelių seka identiška), Šablonas pasirinkite Produktų kortelių importas ir spauskite  [Toliau] 
2.1.2.2.
2.1.4. Sekančioje lentelėje  duomenis sistema nustato automatiškai, bet pasitikrinkite:
• Dokumento lapas Produktų kortelės -nurodomas excel lapas, iš kurio bus importuojami duomenys;
• Duomenų antraštės eilutė – excel eilutės numeris, kurioje yra stulpelių pavadinimai;
• Pirmoji importuojama eilutė – excel eilutės numeris, kur prasideda produktų kortelių duomenys;
• Paskutinė importuojama eilutė – excel eilutės numeris, kur baigiasi produktų kortelių duomenys.
Spauskite [Toliau].

Jei pasirinkote konkretų šabloną – sekančiuose languose spauskite [Toliau] ir pereikite prie 2.1.8.  punkto. Jei importuojate savo turimą šabloną – susiekite sistemos laukus kaip aprašyta žemiau esančiuose punktuose.
2.1.2.3.
2.1.5. Sekančioje lentelėje pateikiamas failo reikšmių ir sistemos laukų susiejimo langas. Viršutiniame lange užpildykite skiltyje Stulpelis informaciją taip kaip parodyta paveiksle žemiau:
2.1.2.4.
Kaina – nurodomas duomenų failo stulpelis, kur yra produkto pardavimo kaina. Ji bus matoma produkto kortelėje. Pardavimo metu produktui bus taikoma čia nurodyta kaina. Jei produktas nebus parduodamas arba jo kaina kintanti – reikšmė nenurodoma.
Matavimo vienetas – nurodomas duomenų failo stulpelis, kur yra produkto matavimo vienetas
Produkto globalios grupės kodas – nurodomas stulpelis, kur yra PVM grupės kodas 2
PVM globalios grupės kodas – nurodomas stulpelis, kur yra PVM grupės kodas
Grupė – nurodomas stulpelis, kur yra produkto grupė
Tipas – nurodomas stulpelis, kur yra produkto tipas
Aprašymas – nurodomas stulpelis, kur yra produkto aprašymas
Pavadinimas – nurodomas stulpelis, kur yra produkto pavadinimas
Produkto kodas – nurodomas stulpelis, kur yra produkto kodas

2.1.6. Atributų stulpelio eilutėje Tipas atverkite stulpelyje Reikšmių susiejimas esantį simbolį ir atsivėrusioje lentelėje nurodykite kokio duomenų failo lauko kokia reikšmė bus atitikmuo sistemoje. Susieję spauskite [Gerai]. Duomenų susiejimo lange spauskite [Toliau]
2.1.2.5.
Daugiau informacijos apie stulpelių reikšmes rasite importo failo lape Aprašymas-Produktų kortelės
2.1.7. Sekančiame lange   spauskite [Toliau].
2.1.2.6.
2.1.8. Sistemoje prasidės produktų importas. Pasibaigus importui matysite importo rezultatus.
2.1.2.7.

Sėkmingų skaičius – tiek produktų kortelių buvo sukurta sistemoje.

Nesėkmingų skaičius – tiek produktų kortelių nebuvo perkelta į sistema. Pastabos dėl neperkeltų  kortelių pateikiamos lentelės baltame fone.

Praleistų – tiek produktų kortelių nebuvo importuota, nes rasti jų dublikatai sistemoje.

33  SVARBU:

Jei importas pavyko ir daugiau duomenų neimportuosite – spauskite [Uždaryti]. Jei spausite [Toliau] Jums bus pasiūlyta išsaugoti sukurtą susiejimų šabloną ir atliekant importą kitą kartą užteks pirmame importo žingsnyje nusirodyti šabloną ir reikšmės bus susietos automatiškai.
Jei importas nepavyko – pakoreguokite pagal poreikį failą ir importuokite iš naujo.
Jei atsiras poreikis importuoti sąrašą iš naujo (pvz.: papildėte jį naujais įrašais) produktų kortelių dublikatai nebus sukurti. Bus sukurti tik nauji faile įrašyti produktai.

Jei pakoreguosite faile jau importuotą produktą – importuojant pakoreguotą importo failą iš naujo būtinai pažymėkite varnelę Atnaujinti egzistuojančius laukus, tada bus atnaujinta jau suimportuotų produktų informacija.
naujas

2.2. Rankinis produktų kūrimas sistemoje.

2.2.1. Produktai kuriami Produktų katalogas -> Produktai -> Naujas. Atverčiama produkto kortelė. Užpildoma pagrindinė produkto informacija:
Produkto numeris – nurodomas produkto numeris. Nenurodžius numerio sistema jį suteiks automatiškai
Pavadinimas – nurodomas produkto pavadinimas
Grupė – iš sąrašo parenkama produkto grupė. Produkto grupė reikalinga korespondencijų tvirtinimo į apskaitą metu parinkimui, taip pat patogu pagal produkto grupę vėliau atlikti paiešką produktų kataloge, prekių likučiuose.
Tipas – pasirenkama iš sąrašo Prekė arba Paslauga. Nurodžius tipą Prekė – produkto pirkimai bus registruojami sandėlyje. Likučių kėlimui reikalingi produktai turi būti su tipu Prekė

Taip sukurtas produktas išsaugomas.
2.2.1.
2.2.2. Atverkite skiltį detalės ir nurodykite matavimo vienetus, jei jie turi būti kitokie nei vnt. Pavyzdyje nurodytu atveju naudotinas vienetas turėtų būti litrai. Detalėse spauskite [Pridėti] ir iš atverto sąrašo pasirinkite reikiamą vienetą litrai.  Buvusią vnt. eilutę pašalinkite pažymėję ją ir paspaudę [Pašalinti]. Nurodykite apskaitos ir operacijos matavimo vienetus l.
vnt
Produkto kortelės funkcionalumas yra kur kas platesnis. Apie tai galite rasti kitose instrukcijose. Tačiau taip aprašyto produkto pilnai užtenka tolimesniems registruoti apskaitos įrašams.

2.3. Importuotų/sukurtų produktų šalinimas ir koregavimas. Produkto šalinimas galimas tik tol, kol jis nėra panaudotas jokiame apskaitos įraše. Jei reikšmė buvo panaudota kokiame nors apskaitos registravimo įraše ir tas įrašas vėliau stornuotas – produkto kortelės trinti sistema neleis, nes reikšmė jau panaudota sistemos įrašuose. Produkto kortelėje po jo panaudojimo apskaitos įrašų registravime leidžiama koreguoti tik produkto grupę. Kitos informacijos redaguoti nerekomenduojame.

3. Atsakingų asmenų kūrimas. Atsakingų asmenų informacija reikalinga atsargų likučių sukėlimui. Būtent šie asmenys yra priskiriami kaip įstaigos atsakingi darbuotojai už įstaigos atsargas. Vėliau šie atsakingi asmenys naudojami kasdienių ūkinių operacijų registravime. Tam, kad galėtumėte susivesti atsakingus asmenis jums reikės žinoti pagrindinius asmens duomenis: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, lytis ir šeimyninė padėtis. Šis atsakingų asmenų suvedimas yra specializuotas atsargų operacijų registravimui sistemoje, bet ne detalios personalo informacijos suvedimui – todėl čia yra akcentuojamas tik minimalus darbuotojo duomenų suvedimas. Vėliau personalo skyrius tuos duomenis papildys. Norint priskirti atsakingą asmenį ne įmonės darbuotoją, jo duomenys vis tiek turi būti suvesti darbuotojų modulyje, tik su juo nebus sudaryta sutartis ir šio darbuotojo statusas sistemoje bus „Kandidatas“.
33 Prieš pradedant darbą su sistema BŪTINA pasikeisti sistemoje esantį sukurtą pavyzdinį darbuotoją Direktorius Direktoriauskas užpildant informaciją teisinga.
Screenshot_1
3.1. Atsakingo asmens kortelė. Atsakingų asmenų informaciją suvedama modulyje Administravimas->Darbuotojai-> Naujas. Atsidarius darbuotojo kortelei, suveskite privalomus laukus.

Vardas – nurodykite atsakingo darbuotojo vardą;
Pavardė – nurodykite atsakingo asmens pavardę;
Asmens kodas – nurodykite atsakingo darbuotojo asmens kodą;
Gimimo data – nurodykite atsakingo darbuotojo gimimo datą;
Lytis – pasirinkite atsakingo darbuotojo lytį;
Šeimyninė padėtis – pasirinkite atsakingo darbuotojo šeimyninę padėtį;
Darbuotojo kortelės numeris – nurodykite atsakingo darbuotojo kortelės numerį. Rekomenduojame naudoti pirmas pavardės ir pirmas vardo raides, pvz.: Kristina Markelytė – KRIMAR. Suvestą kortelę išsaugokite.
3.1.1.
Taip sukurta atsakingo asmens kortelė gali būti naudojama sandėlio likučių kėlimo metu.

3.2. Atsakingų asmenų koregavimas/šalinimas. Darbuotojo šalinimas iš sąrašo galimas tik tol, kol jis nėra panaudotas operacijų registravime. Jei darbuotojas bus panaudotas, bet operacija stornuota – vis tiek darbuotojo trinti negalėsite, nes jis jau bus panaudotas sisteminiuose įrašuose.

4. Sandėlio vietų kūrimas.

4.1. Sandėlio vietos sistemoje kuriamos rankiniu būdu. Sandėlio vietos reikalingos keliant sandėlio likučius. Taip pat vėliau šios vietos naudojamos registruojant atsargų įsigijimo operacijas. Atsargų likučių sąraše naudojantis vietų filtru galima lengvai surasti reikiamą atsargų likutį – filtruoti stambesniu lygiu. Informacija turi būti suvedama modulyje Sandėlis->Sandėlio vietos.
33 Prieš pradedant darbą su sistema BŪTINA pasikeisti sistemoje esantį sukurtą pavyzdinį sandėlį Pagrindinis sandėlis užpildant informaciją teisinga (jei sandėlį norite naudoti toliau – būtina pakeisti atsakingą asmenį).
Screenshot_2
4.1.1.  Sandėlio vietų paieškos lange aktyvuokite pagrindinį „Portfelį“ spauskite mygtuką [Pridėti vietą], susikurs Sandėlis. Suveskite privalomus ir rekomenduojamus laukus:
Vietos kodas – nurodykite sandėlio vietos kodą, pvz.: PIRK01;
Pavadinimas – nurodykite sandėlio vietos pavadinimą;
Atsakingas asmuo – nurodykite atsakingą asmenį – iš paieškos langelio parinkite reikiamą darbuotoją.
Vietos tipas – parinkite vietos tipą, rekomenduojame „Bendras“;
Tipas – parinkite adreso tipą, rekomenduojame „Įmonės“, ir įveskite pilną adreso informaciją.
4.1.1.
4.1.2. Jeigu reikia, suveskite detalesnes sandėlio vietas. Sandėlio vietos gali būti reikalingos, jeigu norite nurodyti tikslesnę atsargų saugojimo vietą. Sandėlio vietų paieškos lange aktyvuokite pasirinktą sandėlį, spauskite mygtuką [Pridėti vietą], susikurs šio sandėlio vieta. Pridedant naują įrašą visada susikuria vienu lygmeniu žemesnis sandėlio vietos įrašas. Kaip ir sandėlio kūrime, suveskite privalomus ir rekomenduojamus laukus: Nurodykite sandėlio vietos kodą; pavadinimą; parinkite vietos tipą, rekomenduojame „Bendras“. Patikrinkite ar visos reikiamos sandėlio vietos yra aktyvios (Varnele pažymėkite lauką Aktyvi vieta).
4.1.2.
Vienas sandėlis organizacijoje gali būti pagrindinis arba dažniausiai naudojamas. Pasirinkite sandėlį ir pažymėkite laukelį Numatytasis, tuomet Pirkimo/Pardavimo dokumentuose bus automatiškai parenkamas pagrindinis sandėlis, t.y. taps vieta „pagal nutylėjimą“.

4.2. Sandėlio vietų koregavimas/šalinimas. Sandėlio vietų šalinimas galimas tik tol, kol sandėlyje nebuvo užregistruota nei viena sandėlio operacija. Užregistravus bent vieną operaciją, net ją ir stornavus, sandėlio vietos trinti nebegalima, nes jos informacija jau naudojama sistemos įrašuose. Tokiu atveju, jei nebeplanuojate sandėlio naudoti, pagrindinėje informacijoje nužymėkite varnelę ties pasirinkimu Aktyvi vieta. Tada pasirenkant sandėlį operacijose šio sandėlio pasirinkimo sąraše nebebus.