Darbo sutarties registravimas arba importavimas

Sukūrus sistemoje darbuotojo kortelę (kaip tai padaryti rasite čia), darbuotojo statusas sistemoje Kandidatas. Tam, kad jis taptų darbuotoju – sistemoje būtina užregistruoti darbo sutartį, kurioje nurodoma darbo salygų informacija. Darbuotojui gali būti registruota viena arba daugiau darbo sutarčių. Tačiau kiekviena darbo sutartis turi individualų tabelio numerį. Darbo sutartys kuriamos modulyje Personalas ir atlyginimai -> Darbo sutartys -> Naujas. Taip pat yra galimybė importuoti darbo sutartis. Čia pateiksime abu variantus.
1. Pagrindinės informacijos suvedimas. Norint skaičiuoti darbo užmokestį būtina supildyti sutarties pagrindinės informacijos langą.
1.1. Iš sąrašo pasirenkama darbuotojo kortelė
1.2. Pasirenkama sutarties rūšis
1.3. Iš sąrašo pasirenkamas padalinys (kaip kurti padalinius rasite čia)
1.4. Sutarties numeris – suteikiamas automatiškai
1.5. Tabelio numeris – suteikiamas automatiškai (unikalus kiekvienai darbo sutarčiai. Vienas darbuotojas gali turėti kelias darbo sutartis, kiek turės sutarčių – tiek turės ir tabelių).
1.6. Įsigaliojimo data – nurodoma sutarties įsigaliojimo data
1.7. Iš sąrašo pasirenkama personalo operacija – priėmimo įsakymas (kaip kurti personalo įsakymus rasote čia)
1.8. Bandomojo laikotarpio trukmė
1.9. Iš sąrašo pasirenkamas Darbo grafikas (jei darbo grafikas nestandartinis – kaip jį susikurti rasite čia). Pasirinkta reikšmė dalyvauja DU skaičiavime.
1.10. Pagal poreikį pažymamimos varnelės ties reikšmėmis Valandinis darbas ir Suminė darbo laiko apskaita
1.11. Iš sąrašo pasirenkama pareigybė (kaip kurti pareigybes rasite čia)
1.12. Pažymima ar sutartis terminuota ir nurodomos terminuotos sutarties sąlygos
1.13. Nurodoma darbo sutarties data
1.14. Bandomojo laikotarpio pabaigos data
1.15. Pažymėjus, jog sutartis terminuota – būtina nurodyti termino pabaigos datą
1.16. Iš sąrašom pasirenkamas darbo laiko norma. Pasirinkta reikšmė dalyvauja DU skaičiavime:
1.16.1. Darbo dienų norma – naudojama darbuotojams, dirbantiems pilnu etatu, kai jiems darbo užmokestis skaičiuojamas už dieną, nepriklausomai nuo to kiek valandų per mėnesį darbuotojas dirbo.
1.16.2.Darbo valandų norma – naudojama darbuotojams, dirbantiems pagal valandinį darbo laiko grafiką. (Pvz. Budėtojai, sargai) Tokiems darbuotojams darbo užmokestis skaičiuojamas už dirbtas valandas, nepriklausomai nuo to kiek darbo dienų jie dirbo. Priskyrus šią darbo laiko normą, reikia uždėti varnelę prie raudonai pažymėto mygtuko Valandinis darbas. Jeigu šiems darbuotojams, kasmetinės atostogos yra skaičiuojamos pagal planuojamą grafiką uždėkite varnelę ties mygtuku Kasmetinių atostogų generavimas pagal grafiką.
1.16.3. Darbo laiko norma neatsižvelgiant į etato dydį – naudojama darbuotojams, kurie dirba nepilnu etatu, t.y. trumpesnę darbo dieną, (4, 6 val. ir pan.) tačiau atlyginimas jiems mokamas už darbo dienas, neatsižvelgiant į darbo valandų skaičių.
1.16.4. Darbo laiko norma pagal grafiką – naudojama darbuotojams, kuriems reikia, kad sistema suskaičiuotų jų darbo laiko normą, pagal nustatytą grafiką, t.y. jie dirba per mėnesį didesnį ar mažesnį darbo valandų skaičių, nei gaunasi pagal to mėnesio faktinį kalendorinį dirbamų valandų skaičių. Ši darbo laiko norma gali būti taikoma: kūrikams, slaugėms, budintiems ir pan. Tokiu atveju reiktų pažymėti laukelius Valandinis darbas ir Kalendorinių atostogų generavimas pagal grafiką.
PASTABA: Darbo dienų normai ir Darbo laiko normai neatsižvelgiant į etatą naudoti žymėjimo Valandinis darbas ir Kasmetinių atostogų generavimas pagal grafiką negalima. Šis požymis iškraipo darbo laiko normą ir priskaičiuotas DU bus kelis kartus didesnis ar mažesnis nei nustatytas.
Screenshot_1
2. Papildoma informacija. Norint teisingai paskaičiuoti DU būtina užpildyti papildomą informaciją.
2.1. Eikite į darbo sutarties skiltį Kintamųjų reikšmės ir spauskite [Naujas]
Screenshot_2
2.2. Atvertoje kortelėje pasirinkite kintąmąjį iš sąrašo ir nurodykite reikšmę bei galiojimo pradžios datą pagal poreikį. Standartinių ir dažniausiai naudojamų Kintamųjų reikšmės su pastabomis pateikiamos lentelėje žemiau.
Screenshot_3
Dažniausiai naudojamos kintamųjų reikšmės:

KodasPavadinimasReikšmės tipasNaudojama
AKAtlyginimo koeficientasTrupmeninis skaičiusKai DU mokamas pagal nustatytą koeficientą
AIKSAAtostoginiai išmokami kartu su atlyginimu, kas mėnesįTaip/NePridedama kai atostoginiai mokami su to mėnesio kurį atostogaujama atlyginimu.
ADAvanso dydisPinigaiPridedamas mokamas avanso dydis
KNMMAKoeficientas nuo minimalios mėnesio algosTrupmeninis skaičiusJei darbuotojui mokama MMA - pasirinkus šį kintąmąjį įrašoma reikšmė 1
NANustatytas atlyginimasPinigaiNurodomas nustatytas sutartyje atlyginimas
PPRDPapildomas PriedasPinigaiJei numatytas priedas eurais - pridedamas šis kintamasis ir reikšmėje nurodoma konkreti pinigų suma
PRDPPriedo procentasTrupmeninis skaičiusJei numatytas priedas procentais- pridedamas šis kintamasis ir reikšmėje nurodomas konkretus priedo procentas
PRDP2Priedo procentas papildomasTrupmeninis skaičiusJei numatytas papildomas priedas procentais- pridedamas šis kintamasis ir reikšmėje nurodomas konkretus priedo procentas
PRDSPriedo sumaPinigaiJei numatytas papildomas priedas eurais - pridedamas šis kintamasis ir reikšmėje nurodoma konkreti pinigų suma
PRDDLSPriedo suma už darbą lauko sąlygomisPinigaiPridedama kai darbuotojas dirba lauko sąlygomis. Nurodoma suma už darbą lauko sąlygomis
PUSPPriedo už stažą procentasTrupmeninis skaičiusPridedama kai darbuotojui mokamas papildomas priedas procentais už stažą. Reikšmėje nurodomas mokamas procentas
SADNSutarties atostogu dienu normaTrupmeninis skaičiusNurodoma atostogų dienų norma, jei ji kitokia nei standartinė 20 darbo dienų
VIValandinis įkainisTrupmeninis skaičiusPridedamas kintąmasis kai sutartyje numatomas vlandinis įkainis. Reikšmėje nurodomas valandinis įkainis eurais

2.3. Išsaugoję sutartį spauskite mygtuką [Patvirtinti priėmimą į darbą] ir sutarties statusas pasikeis Nauja -> Galiojanti, o darbuotojo kortelės statusas – Dirba.
2.4. Dabar sutartį galima spausdinti, pasirinkite mygtuką [Spausdinti].
SVARBU: Tabeliai automatiškai formuojami tik toms sutartims, kurių statusas yra Galiojanti.

Darbo sutarčių importas
Darbo sutarčių importas galimas tik tada, kai suimportuojate darbuotojų korteles. Sutarčių importas analogiškas darbuotojų kortelių importui – tam tikri sistemos laukai susiejami su excel failo laukais. Darbo sutarčių importo metu suimportuojama ir darbo stažo informacija.
2.1. Importui naudojamą excel failą rasite čia excel
2.2. Duomenys importuojami Personalas ir atlyginimai -> Darbo sutartys -> Importuoti
Screenshot_2
2.3. Atvertoje lentelėje nurodykite importo failą. Jei jo nemodifikavote – pasirinkite Šabloną Darbo sutarčių importas – tada Jums nebereiks sieti sistemos laukų ir failo, bus taikomas standartinis duomenų susiejimas. Spauskite [Toliau]. Nurodykite duomenų pradžios ir pabaigos datą, spauskite [Toliau].
2.4. Sistemos laukų ir importo failo susiejimas. Šis susiejimas reikalingas tam, kad importuojami Jūsų failo laukai turėtų atitiktį su sistemos laukais. Susiejimas gali atrodyti kaip paveiksle žemiau. Įvertinkite, kokios informacijos nekeliate (pvz. neturite suminę laiko apskaitą dirbančių darbuotojų), informacija gali skirtis. Jei pasirinkote šabloną – tuomet tik pasitikrinkite kokios informacijos nekeliate, ar visos reikšmės susietos su sistemos reikšmėmis stulpelyje Reikšmių susiejimas (BŪTINAI atverkite simbolį kaip kad aprašyta žemiau ir įsitikinkite, kad visos eilutės turi atitikmenis).
Screenshot_1
Atributų stulpelio eilutėje Darbo sutarties rūšis (o vėliau Padalinio kodas ir Pareigybės kodas ir kt.) atverkite stulpelyje Reikšmių susiejimas esantį simbolį ir atsivėrusioje lentelėje nurodykite kokio duomenų failo lauko kokia reikšmė bus atitikmuo sistemoje. Susieję spauskite [Gerai]
Pvz.:
Screenshot_14
Atlikę susiejimą duomenų susiejimo lange spauskite [Toliau]
2.5 Sekančiame lange nužymėkite varneles prie pasirinkimų Atostogų operacijų įrašai ir Sutarties kintamųjų reikšmės,Praėjusių metų VDU informacija, šie duomenys bus importuojami  tik tada, kai darbo sutartys bus su statusu Galiojančios

Screenshot_5
2.6. Sistemoje prasidės duomenų importas. Pasibaigus importui matysite importo rezultatus. Paspaudus [Toliau] bus siūloma išsaugoti sukurtą susiejimo šabloną – išsaugokite jį,  atostogų likučių, stažo ir VDU importe Jums jo reikės.
Screenshot_38
2.7. Atnaujinę darbo sutarčių paiešką matysite suimportuotas sutartis. Galite kiekvieną peržiūrėti, pakoreguoti pagal poreikį. Priskirkite priėmimo pagrindą. Pasitikrinę spauskite [Patvirtinti priėmimą į darbą]. Sutarties statusas bus pakeistas į Galiojanti.