Prieš pradedant kelti Ilgalaikio turto likučius

Prieš pradedant kelti Ilgalaikio turto likučius. Norint sėkmingai sukelti Ilgalaikio turto likučius, BŪTINA sistemoje turėti:
1. atsakingus asmenis. Atsakingi asmenys kuriami sistemoje rankiniu būdu. Jei jau kėlėte sandėlio likučius ir kėlimo metu atsakingus asmenis susikūrėte – pakartotinai kurti nereikia, nebent Ilgalaikiame turte yra kiti atsakingi asmenys.
2. Ilgalaikio turto vietas. Ilgalaikio turto vietos kuriamos sistemoje rankiniu būdu
3. Ilgalaikio turto korteles. Ilgalaikio turto korteles sistemoje galima kurti rankiniu būdu arba importuoti.

1. Atsakingų asmenų kūrimas. Atsakingų asmenų informacija reikalinga Ilgalaikio turto likučių sukėlimui. Būtent šie asmenys yra priskiriami kaip įstaigos atsakingi darbuotojai už įstaigos Ilgalaikį turtą. Vėliau šie atsakingi asmenys naudojami kasdienių ūkinių operacijų registravime. Jei tuos pačius atsakingsu asmenis kūrėte keldami atsargų likučius – antrą kartą tų pačių atsakingų asmenų kurti nereikia. Tam, kad galėtumėte susivesti atsakingus asmenis jums reikės žinoti pagrindinius asmens duomenis: vardas, pavardė, asmens kodas, gimimo data, lytis ir šeimyninė padėtis. Šis atsakingų asmenų suvedimas yra specializuotas likučių kėlimo operacijų registravimui sistemoje, bet ne detalios personalo informacijos suvedimui – todėl čia yra akcentuojamas tik minimalus darbuotojo duomenų suvedimas. Vėliau personalo skyrius tuos duomenis papildys. Norint priskirti atsakingą asmenį ne įmonės darbuotoją, jo duomenys vis tiek turi būti suvesti darbuotojų modulyje, tik su juo nebus sudaryta sutartis ir šio darbuotojo statusas sistemoje bus „Kandidatas“.

1.1. Atsakingo asmens kortelė. Atsakingų asmenų informaciją suvedama modulyje Administravimas->Darbuotojai-> Naujas. Atsidarius darbuotojo kortelei, suveskite privalomus laukus.
Vardas – nurodykite atsakingo darbuotojo vardą;
Pavardė – nurodykite atsakingo asmens pavardę;
Asmens kodas – nurodykite atsakingo darbuotojo asmens kodą;
Gimimo data – nurodykite atsakingo darbuotojo gimimo datą;
Lytis – pasirinkite atsakingo darbuotojo lytį;
Šeimyninė padėtis – pasirinkite atsakingo darbuotojo šeimyninę padėtį;
Darbuotojo kortelės numeris – nurodykite atsakingo darbuotojo kortelės numerį. Rekomenduojame naudoti pirmas pavardės ir pirmas vardo raides, pvz.: Kristina Markelytė – KRIMAR. Suvestą kortelę išsaugokite.
3.1.1.
Taip sukurta atsakingo asmens kortelė gali būti naudojama  likučių kėlimo metu.

1.2. Atsakingų asmenų koregavimas/šalinimas. Darbuotojo šalinimas iš sąrašo galimas tik tol, kol jis nėra panaudotas operacijų registravime. Jei darbuotojas bus panaudotas, bet operacija stornuota – vis tiek darbuotojo trinti negalėsite, nes jis jau bus panaudotas sisteminiuose įrašuose.

2. Ilgalaikio turto vietų kūrimas. Ilgalaikio turto vieta nustatoma Ilgalaikio turto (toliau – IT) kortelėje (IT naudojimo vieta), bus reikalinga registruojant IT likučius arba importuojant IT likučius, taip pat vieta naudojama IT operacijose. IT sąraše naudojantis vietų filtru galima lengvai surasti reikiamą IT – filtruoti stambesniu lygiu, pvz. pastato, tada filtruoti smulkesniais lygiais. Ilgalaikio turto vietos yra naudojamos nusakyti kur yra naudojamas (eksploatuojamas) kiekvienas organizacijai priklausantis IT. Kiekvienas Ilgalaikio turto vienetas turi turėti paskirtą vietą.

2.1. Pagrindinės IT vietos informacijos suvedimas.  IT vietų kūrimas atliekamas modulyje Ilgalaikis turtas->Vietos. IT vietų paieškos lange aktyvuokite pagrindinį „Portfelį“ spauskite mygtuką [Pridėti vietą]. Susikurs hierarchiniu požiūriu žemesnio (smulkesnio) lygmens vieta. Jei naujame įraše dar kartą pridėsite vietą, susikurs dar smulkesnio lygio vieta. Suveskite privalomus laukus: Nurodykite vietos kodą pvz. ADM01; Nurodykite vietos pavadinimą; nurodykite Tipą, rekomenduojame Registracijos ir suveskite pilną adreso informaciją. Laukelis Aktyvi vieta užsideda automatiškai.
2.1.1.

2.2. IT vietų išsaugojimas/pašalinimas. Išsaugokite suvestą IT vietų informaciją – spauskite mygtuką [Saugoti]. Jei reikia pašalinti suvestą informaciją – spauskite mygtuką [Trinti]. Ilgalaikio turto vietų koregavimas galimas tik tol, kol joje nebuvo užregistruota nei viena Ilgalaikio turto operacija. Užregistravus bent vieną operaciją, net ją ir stornavus, vietos trinti nebegalima, nes jos informacija jau naudojama sistemos įrašuose. Tokiu atveju, jei nebeplanuojate vietos naudoti, pagrindinėje informacijoje nužymėkite varnelę ties pasirinkimu Aktyvi vieta. Tada pasirenkant vietą operacijose šios vietos pasirinkimo sąraše nebebus.

3. Ilgalaikio turto kortelės. Ilgalaikio turto korteles sistemoje galima kurti rankiniu būdu arba importuoti į sistemą užpildžius importo failą. Jei Ilgalaikio turto vienetų nedaug – bus daug efektyviau korteles susikurti tiesiai sistemoje. Tam, kad galėtumėte susikurti korteles sistemoje jau reikia būti susivedus Ilgalaikio turto vietas bei atsakingus asmenis.

3.1. Ilgalaikio turto kortelių importas. Ilgalaikio turto kortelės gali būti importuojamos į sistemą supildžius exel duomenų importo failą. Vėliau supildytas importo failas keliamas į sistemą susiejant sistemos ir importo failo laukus.
3.1.1. Importuojant Ilgalaikio turto korteles į sistemą pildomas importo failas, kurį rasite čia. Tinkamai supildyta Ilgalaikio turto kortelių informacija faile atrodo taip:
Screenshot_21

Galite naudoti savo turimą importo failą. Tik tokiu atveju negalėsite pasinaudoti sistemoje esančiu automatiniu duomenų failo susiejimu su sistemos laukais. Šį susiejimą reiks atlikti rankiniu būdu, taip kaip aprašyta toliau.

3.1.2. Ilgalaikio turto kortelės į sistemą importuojamos Ilgalaikis turtas -> Ilgalaikis turtas paspaudus mygtuką [Importuoti]. Jei mygtuko nematote – išskleiskite varneles pačiame kamputyje ir mygtuką turėtumėte rasti.
3.1.2.1
3.1.3. Atvertame lange nurodomas importo failas (prieš nurodant failą įsitikinkite, kad jis nėra atvertas, priešingu atveju importas nepavyks). Spauskite [Toliau].

Jei importo failas yra identiškas kaip kad pavyzdyje (stulpelių seka identiška), Šablonas pasirinkite IT kortelių importas ir spauskite  [Toliau] 
3.1.2.2
3.1.4. Sekančioje lentelėje  duomenis sistema nustato automatiškai, bet pasitikrinkite
• Dokumento lapas IT sąrašas-kortelės-nurodomas exel lapas, iš kurio bus importuojami duomenys;
• Duomenų antraštės eilutė – exel eilutės numeris, kurioje yra stulpelių pavadinimai;
• Pirmoji importuojama eilutė – exel eilutės numeris, kur prasideda  likučių duomenys;
• Paskutinė importuojama eilutė – exel eilutės numeris, kur baigiasi  likučių duomenys.
Spauskite [Toliau].

Jei pasirinkote konkretų šabloną – sekančiuose languose spauskite [Toliau] ir pereikite prie 3.1.8. punkto. Jei importuojate savo turimą šabloną – susiekite sistemos laukus kaip aprašyta žemiau esančiuose punktuose.
3.1.2.3
3.1.5. Sekančioje lentelėje pateikiamas failo reikšmių ir sistemos laukų susiejimo langas. Viršutiniame lange supildykite skiltyje Stulpelis informaciją taip kaip parodyta paveiksle žemiau:
3.1.2.6.
Detalesnę informaciją apie reikšmes galite rasti importo failo lape Aprašymas.
3.1.6. Atributų stulpelio eilutėje Įvertinimo metodas atverkite stulpelyje Reikšmių susiejimas esantį simbolį ir atsivėrusioje lentelėje nurodykite stulpelyje Programos reikšmė Įsigijimo savikaina atėmus nusidėvėjimą/amortizaciją ir nuvertėjimą. Susieję spauskite [Gerai]
3.1.2.5.
3.1.7. Toliau supildykite Stulpelio Numatytoji reikšmė duomenis taip kaip pateikta žemiau:
Tarnav. laiko mato vnt. pasirinkite Mėn.
Skaičiuoti nusidėvėjimą pažymėkite varnelę
Nusidėvėjimo periodas pasirinkite Kas mėnesį
Nusidėvėjimo metodas pasirinkite Tiesiogiai proporcingas
Matavimo vienetas įrašykite vnt.
Likusios nusidėvėjimo trukmės mato vienetas pasirinkite mėn.

Spauskite [Toliau]

3.1.8. Sistemoje prasidės kortelių importas. Pasibaigus importui matysite importo rezultatus.
3.1.2.7.

Sėkmingų skaičius – tiek Ilgalaikio turto kortelių buvo sukurta sistemoje.

Nesėkmingų skaičius – tiek Ilgalaikio turto kortelių nebuvo perkelta į sistema. Pastabos dėl neperkeltų  kortelių pateikiamos lentelės baltame fone.

Praleistų – tiek Ilgalaikio turto kortelių nebuvo importuota, nes rasti jų dublikatai sistemoje.

33  SVARBU:

Jei importas pavyko ir daugiau duomenų neimportuosite – spauskite [Uždaryti]. Jei spausite [Toliau] Jums bus pasiūlyta išsaugoti sukurtą susiejimų šabloną ir atliekant importą kitą kartą užteks pirmame importo žingsnyje nusirodyti šabloną ir reikšmės bus susietos automatiškai.
Jei importas nepavyko – pasikoreguokite pagal poreikį failiuką ir importuokite iš naujo.
Jei atsiras poreikis importuoti sąrašą iš naujo (pvz.: papildėte jį naujais įrašais) Ilgalaikio turto  kortelių dublikatai nebus sukurti. Bus sukurtos  tik naujai faile įrašytos kortelės.

Jei pakoreguosite faile jau importuotą kortelę – importuojant pakoreguotą importo failą iš naujo suimportuotots kortelės informacija nebus atnaujinta

Paspaudę paiešką, matysite suimportuotas Ilgalaikio turto korteles su statusu Naujas.
sarasas

3.2. Ilgalaikio turto kortelių kūrimas rankiniu būdu. Jei kortelių turite nedaug – patogu jas susikurti sistemoje rankiniu būdu užpildant privalomą informaciją. Ilgalaikio turto kortelės kuriamos Ilgalaikis turtas -> Ilgalaikis turtas kuriama nauja ilgalaikio turto kortelė paspaudus mygtuką [Naujas].
3.2.1.
Atvertoje naujoje ilgalaikio turto kortelėje supildoma privaloma informacija:
Inventorinis numeris – nurodomas Ilgalaikio turto inventorinis numeris
Pavadinimas – nurodomas turto pavadinimas
Turto grupė – iš sąrašo pasirenkama turto grupė. Pagal turto grupę bus parenkama Ilgalaikio turto registravimo 1 klasės sąskaitų plano sąskaita.
Įvesta į eksploataciją – nurodoma įvedimo į eksploataciją data t.y. tikroji turto įvedimo į eksploatacija data, kada turtas realiai buvo pradėtas naudoti
Vieta – nurodoma Ilgalaikio turto vieta
Atsakingas asmuo – nurodomas atsakingas asmuo
Įsigijimo data – nurodoma turto įsigijimo data pagal įsigijimo dokumentus
Įvertinimo metodas – pasirenkamas iš sąrašo
Likvidacinė vertė – nurodoma likvidacinė vertė
Skaičiuoti nusidėvėjimą – pažymima varnelė ar bus skaičiuojamas nusidėvėjimas
Nusidėvėjimo periodo tipas – pasirenkama iš sąrašo nusidėvėjimo periodo tipas (įprastai būna mėn.)
Tarnavimo trukmė (mėn.) – nurodoma naudingo tarnavimo trukmė mėnesiais
Likusi nusidėvėjimo trukmė – nurodoma likusi naudingo tarnavimo trukmė mėnesiais.
3.2.2.
Supildžius informaciją kortelė išsaugoma.

33  3.3. Pasitikrinkite.33  Labai svarbu pasitikrinti kortelėje esančių duomenų teisingumą: tiek kurtų rankiškai tiek importuotų, nes bet kokie taisymai kortelėje po to, kai jau bus įkeltos likučių kėlimo operacijos, galimos tik stornuojant jose esančias operacijas. Dažnai pasitaikančios klaidos:
• Nenurodyta likusi naudingo tarnavimo trukmė mėnesiais arba nurodyta metais – turi būti mėnesiais
• Nenurodyta Likvidacinė vertė jei ji ne 0.