Dokumentų valdymas įmonėje – dokumentacijos planas

Dalinkitės: Facebookgoogle_pluslinkedin

Dokumentacijos planas rengiamas baigiantis kalendoriniams metams ir numato, kokios bylos sekančiais kalendoriniais metais bus formuojamos ir koks įmonės darbuotojas bus atsakingas iš teisingą bylos formavimą.

Dokumentacijos planas (anksčiau – bylų nomenklatūra) yra būtinas siekiant užtikrinti efektyvų įmonių dokumentų tvarkymą ir valdymą visose jos veiklos srityse. Į jį įtraukiamos visos įmonėse numatomos sudaryti bylos. Dokumentacijos planas parengiamas kasmet, likus mėnesiui iki naujų metų pradžios. Šis dokumentas yra įmonės dokumentų valdymo procedūros sudėtinė dalis. Išbandyti Dokumentų valdymo sistemą

 Dokumentacijos plano teikiama nauda įmonių veiklai:
– išvengiama dokumentų kopijų patekimo į archyvines bylas;
– taupomas darbuotojų darbo laikas (jiems nereikia gaišti laiko gilinantis į dokumentų saugojimo terminų rodykles);
– nustatoma darbuotojų atsakomybė už teisingą bylų formavimą.

Sudarant įmonės dokumentacijos planą reikia atkreipti dėmesį į dokumentų saugojimo terminus:

– Laikino saugojimo dokumentai – saugomi nuo 1 iki 25 m. imtinai.
– Ilgo saugojimo dokumentai – saugomi nuo 26 iki 100 m. imtinai.
– Nuolatinio saugojimo dokumentai – saugomi nuolat.

Dokumentacijos plano rengimo gairės:

1. Dokumentacijos plano tekste (lentelėje) nurodoma veiklos sritis (funkcija) ir jos eilės numeris, pvz.:

Dokumentacijos planas

2. Dokumentacijos plano 1-oje skiltyje nurodomas bylos indeksas (pvz.: 1.1, 4.6 E).

3. Dokumentacijos plano 2-oje skiltyje nurodoma bylos antraštė ir prireikus paantraštė. Pvz.: Susirašinėjimo su Europos Sąjungos ir kitų šalių institucijomis bendradarbiavimo klausimais dokumentai arba Diskusijos apie Lietuvos poziciją Tarpvyriausybinėje konferencijoje dėl Europos Konstitucijos sutarties garso įrašas.

4. Jei į dokumentacijos planą įrašomi įslaptinti dokumentai, dokumentacijos plano 3-ioje skiltyje nurodoma dokumentų slaptumo žyma (Riboto naudojimo ar kita). Ši skiltis privaloma, jei įstaiga teisės aktų nustatyta tvarka perduoda dokumentus valstybės archyvui ir apskaitos duomenis teikia derinti per Elektroninio archyvo informacinę sistemą.

5. Dokumentacijos plano 4-oje skiltyje nurodomas saugojimo terminas. Jei teisės aktuose saugojimo terminas nurodytas su jį tikslinančiomis aplinkybėmis ar sąlygomis, tai pažymima skliausteliuose greta saugojimo termino (pvz., 10 m. (pasibaigus sutarčiai).

6. Dokumentacijos plano 5-oje skiltyje rašomas nurodytas teisės akto, kuriuo remiantis nustatomi dokumentų saugojimo terminai, sutrumpinimas ir punkto ar kelių punktų nuoroda
(pvz.: BDSTR 7.1.1 arba BDSTR 5.6.1.1, 8.6).

7. Dokumentacijos plano 6-oje skiltyje rašomas struktūrinio padalinio pavadinimas arba padalinio kodas pagal įstaigoje patvirtintą struktūrinių padalinių klasifikatorių. Šioje skiltyje gali būti nurodomas už bylos sudarymą atsakingo darbuotojo vardas ir pavardė ar pareigų pavadinimas. Kai į įstaigos, kuri yra vieningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdytoja, dokumentacijos planą įrašomi šių Taisyklių 14 punkte numatyti jungtiniai dokumentų registrai, nurodomos ir įstaigos, kurios pildys šiuos registrus.

8. Dokumentacijos plano 7-oje skiltyje pažymimos su bylos apskaita ar turiniu susijusios pastabos (pvz., Pagal sąrašą).

9. Pasibaigus kalendoriniams metams, iki einamųjų metų kovo 1 d. darbuotojas, atsakingas už įstaigos bylų apskaitą, dokumentacijos plano 8-oje skiltyje įrašo užbaigtų bylų skaičių. Jei per kalendorinius metus bylų sudaryta nebuvo, šioje skiltyje rašoma „0“.

Esminiai principai Dokumentų rengimui ir registravimui:

– Organizacijų ir įmonių dokumentai turi būti rengiami taip, kad atitiktų Dokumentų rengimo taisyklėse nustatytus bendruosius dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimus bei kituose teisės aktuose nustatytus konkrečių dokumentų reikalavimus.
– Organizacijos ar įmonės parengti ir gauti dokumentai registruojami dokumentų registruose pagal jų rūšį, sudarytoją, temą, saugojimo terminą ar kitą požymį ar požymių derinį, atsižvelgiant į organizacijos ar įmonės dokumentų apyvartą. Jei organizacijos ar įmonės parengtų dokumentų apyvarta nėra didelė, dokumentai gali būti registruojami bendrame organizacijos ar įmonės veiklos dokumentų registre.
– Dokumentų registruose registruojami vienų kalendorinių metų dokumentai, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip.

Esminiai principai Bylų sudarymui:

– Dokumentacijos plane bylų saugojimo terminai numatomi vadovaujantis atitinkamais teisės aktais. Bylų, kuriose esančių dokumentų saugojimo terminas teisės aktuose nėra nustatytas, saugojimo terminas nustatomas pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies reikalavimus.

– Jei organizacijoje ar įmonėje dokumentacijos planas nesudaromas, dokumentų, kurių saugojimo terminas teisės aktuose nėra nustatytas, saugojimo terminas nustatomas pagal Dokumentų ir archyvų įstatymo 13 straipsnio 1 dalies reikalavimus organizacijos ar įmonės vadovo ar kito tos organizacijos ar įmonės įgalioto asmens tvirtinamu dokumentu.

– (12 punktas) Dokumentacijos plane numatytos bylos sudaromos pagal bendruosius bylų sudarymo principus:

  1. Bylos sudaromos iš dokumentų, organizacijos ar įmonės parengtų ar gautų per vienus kalendorinius metus (išskyrus tęsiamas bylas, kurios sudaromos iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų, ir šių Taisyklių 18 punkte nurodytus atvejus).
  2. Bylos sudaromos pagal dokumentų saugojimo terminus.
  3. Bylos sudaromos pagal dokumentų formą, rūšį, temą, dokumentų sudarytoją, pasirenkant vieną požymį ar požymių derinį.
  4. Priedai ir pridedami dokumentai laikomi prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso.

Dokumentų registrai, atsižvelgiant į jų apimtį, gali sudaryti atskiras bylas. Dokumentų registrai, kurie nesudaro atskirų bylų, pasibaigus jų pildymo laikotarpiui dedami į juose registruotų dokumentų bylas.

Kai dokumentacijos planas nesudaromas, į bylas dedami vienų kalendorinių metų dokumentai. Šis reikalavimas netaikomas tęsiamoms byloms, sudarytoms iš tam tikro apibrėžto proceso metu sukauptų dokumentų, ir šių Taisyklių 18 punkte nurodytais atvejais.

Įsigiję mūsų Dokumentų valdymo sistemą gausite standartinį įmonės dokumentacijos planą, kurį padėsime pritaikyti Jūsų įmonei.