Elektroninių dokumentų naudojimas mokyklose

Dalinkitės: Facebookgoogle_pluslinkedin

Elektroninių dokumentų naudojimas mokykloseKadangi tarp savo klientų turime mokyklų naudojančių mūsų dokumentų valdymo sistemą savo veikloje, parengėme Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybai keletą klausimų. Norime pasidalinti atsakymais į juos ir su platesniu mūsų vartotojų ratu.

1. BSS IT klausimas:
Ar galima su mokyklos direktoriaus kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytu veiklos įsakymu ADOC formatu, susipažinimui naudoti nekvalifikuotą elektroninį parašą, naudojant dokumentų valdymo sistemą, kuri išsaugo informaciją apie pasirašiusį asmenį?

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atsakymas:
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba patvirtiname, kad pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158 (toliau - Elektroninių dokumentų valdymo taisyklės), 16 punkte išdėstytas nuostatas, įstaiga elektroniniam dokumentui vizuoti, rezoliucijai įrašyti ir susipažinimo žymai įforminti gali naudoti teisinę galią turintį elektroninį parašą, kuris nėra kvalifikuotas.

2. BSS IT klausimas:
Ar Archyvas priims ilgalaikiam saugojimui kvalifikuotu elektroniniu parašu ADOC formatu pasirašytą ilgo saugojimo įstaigos dokumentą, jei elektroninis dokumentas neturės laiko žymos, o elektroninio parašo sertifikato laikas bus dar galiojantis? O kaip reikia elgtis jeigu elektroninio parašo sertifikato laikas bus jau pasibaigęs?

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atsakymas:
Atsakant į Jūsų klausimus, atkreiptinas dėmesys į tai, kad į valstybės archyvus elektroninius dokumentus perduoda tik tos įstaigos, kurios yra įrašytos į Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų ir įmonių, perduodančių dokumentus valstybės archyvams, sąrašą (vėliausia sąrašo redakcija patvirtinta Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2016 m. vasario 5 d. įsakymu Nr. (1.3 E) VE-11). Kitos įstaigos elektroninius dokumentus turi išsaugoti pačios, jos taip pat gali naudotis atitinkamas licencijas turinčių juridinių asmenų teikiamomis dokumentų saugojimo paslaugomis ar priimti kitus sprendimus (pvz. naudoti Informacinės visuomenės plėtros komiteto prie Susisiekimo ministerijos sukurtą elektroninę dokumentų valdymo sistemą, veikiančią VIISP platformoje).
Į valstybės archyvus perduodami elektroniniai dokumentai turi atitikti jau minėtų Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 15 punkte išdėstytus reikalavimus, todėl archyvas nepriims ilgai saugotinų elektroninių dokumentų, kurie neturės laiko žymų, net jei elektroninio parašo sertifikato galiojimo laikas nebus pasibaigęs.

3. BSS IT klausimas:
Ar Archyvas priims ilgalaikiam saugojimui kvalifikuotu elektroniniu parašu ADOC formatu pasirašytą ilgo saugojimo įstaigos dokumentą, jei elektroninis dokumentas turės laiko žymą, kurios sertifikato galiojimo laikas bus pasibaigęs pridavimo archyvui metu?

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atsakymas:
Atsakydami į šį klausimą nurodome, jog Elektroninio archyvo informacinėje sistemoje yra techninės galimybės priimti elektroninius dokumentus, kurių elektroninių žymų sertifikatų galiojimo terminas yra pasibaigęs. Tačiau pagal Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos elektroninių dokumentų perdavimo į valstybės archyvus taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2012 m. birželio 22 d. įsakymu Nr. V-63, sprendimą dėl elektroninių dokumentų perėmimo priima valstybės archyvas, nes jis turi teisę tokių elektroninių dokumentų nepriimti.