Elektroninių dokumentų naudojimas privataus juridinio asmens veikloje

Dalinkitės: Facebookgoogle_pluslinkedin

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybaMūsų įmonė besinaudodama dokumentų valdymo sistema susidūrė su techniniais bei juridiniais klausimais, dėl kurių nusprendėme kreiptis į Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybą išaiškinimui. Žemiau pateikiame klausimus bei atsakymus:

Išbandyti Dokumentų valdymo sistemą1. BSS IT klausimas:
Valstybinė įmonė Registrų centras teikia viešą paslaugą elektroninio parašo suformavimui PDF tipo dokumente - www.gosign.lt. Taip pat galima rinktis kartu su elektroniniu parašu pridėti ir laiko žymą. Ar Archyvų departamentas priima Registrų centro teikiamą laiko žymą kaip atitinkančią patikimos laiko žymų tarnybos žymą?
Laiko žymos duomenys:
„Sertifikatas Bendras pavadinimas=VI Registru Centras RCSC (TSA), Organizacija=VI Registru Centras - I.k. 124110246, Organizacijos padalinys=Registru Centro Sertifikavimo Centras, Organizacijos padalinys=nCipher DSE ESN:5ACD-2D88-0855, Šalis=LT
Sertifikatą išdavė Bendras pavadinimas=VI Registru Centras RCSC (PolicyCA), Organizacija=VI Registru Centras - I.k. 124110246, Organizacijos padalinys=Registru Centro Sertifikavimo Centras, Šalis=LT“
UAB "Estina" teikia viešą paslaugą elektroninio parašo suformavimui PDF tipo dokumente - www.isign.lt. Taip pat galima rinktis kartu su elektroniniu parašu pridėti ir laiko žymą. Ar Archyvų departamentas priima Baltstamp teikiamą laiko žymą kaip atitinkančią patikimos laiko žymų tarnybos žymą?
Laiko žymos duomenys:
„Sertifikatas Pasirašymo vieta=Vilnius, Bendras pavadinimas=BalTstamp QTSA TSU2, Organizacija=BalTstamp UAB, Šalis=LT
Sertifikatą išdavė Bendras pavadinimas=SSC Qualified Class 3 CA, Organizacija=Skaitmeninio sertifikavimo centras, Organizacijos padalinys=Certification Authority, Šalis=LT“

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atsakymas:
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba nevertina laiko žymų, esančių elektroniniuose dokumentuose pdf formatu, ir neteikia nuomonės dėl kitų juridinių asmenų teikiamų paslaugų. Ar laiko žymos atitinka teisės aktus, reglamentuojančius tokių paslaugų teikimą, pagal savo veiklos srities kompetenciją galėtų įvertinti Lietuvos Respublikos ryšių reguliavimo tarnyba.
Pagal Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymo Nr. (1.3 E)VE-43 „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų“ 3 punktą, elektroninius dokumentus, atitinkančius Elektroninio dokumento specifikaciją PDF-LT-V1.0, patvirtintą Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymu Nr. (1.3 E)VE-42, viešojo sektoriaus įstaigos įpareigojamos priimti tik nuo 2017-01-01. Privatūs juridiniai asmenys savo sprendimu gali keistis šią specifikaciją atitinkančiais elektroniniais dokumentais, tačiau viešojo sektoriaus įstaigoms nėra nustatyta prievolė priimti tokius elektroninius dokumentus.
Paminėtina, kad Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba numato peržiūrėti Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymą Nr. V-(1.3 E)-43 „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų“. Detalesnė informacija apie tai prieinama Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos interneto svetainėje: http://www.archyvai.lt/lt/lvat/el.specifikaciju_pakeitimai_2016.html
Be to, nėra aišku, kas turima galvoje „Ar Archyvų departamentas priima [...] teikiamą laiko žymą [...]“. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba (iki 2011 m. – Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės) jai adresuotus elektroninius dokumentus priima laikydamasi Lietuvos vyriausiojo archyvaro ir kitų norminių teisės aktų. Jūsų pateiktas elektroninis dokumentas pdf formatu priimtas, taikant Asmenų prašymų nagrinėjimo ir jų aptarnavimo viešojo administravimo institucijose, įstaigose ir kituose viešojo administravimo subjektuose taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2007 m. rugpjūčio 22 d. nutarimu Nr. 875 (su visais pakeitimais), nuostatas.

2. BSS IT klausimas:
Ar privataus juridinio asmens kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas PDF formato dokumentas yra prilyginamas popieriniam pasirašytam dokumentui?

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atsakymas:
Taip. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos nuomone, privataus juridinio asmens kvalifikuotu el. parašu pasirašytas pdf formato dokumentas atitiktų elektroninio dokumento sąvoką, apibrėžtą Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatyme (elektroninis dokumentas – juridinio ar fizinio asmens norminių teisės aktų nustatyta tvarka informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas dokumentas, pasirašytas teisinę galią turinčiu elektroniniu parašu). Atkreiptinas dėmesys į tai, kad yra priimtas šio įstatymo pakeitimo įstatymas (įsigaliosiantis nuo 2016-07-01), kuriame pateikta tokia sąvoka: „oficialusis elektroninis dokumentas – Lietuvos vyriausiojo archyvaro nustatyta tvarka valstybės ar savivaldybės institucijos, įstaigos ar įmonės, valstybės įgalioto asmens informacinių technologijų priemonėmis sudarytas, patvirtintas ar gautas elektroninis dokumentas, pasirašytas elektroniniu parašu ir įtrauktas į apskaitą“.

3. BSS IT klausimas:
Ar gali privatus juridinis asmuo pasirašyti Darbo sutartį kvalifikuotu elektroniniu parašu, PDF formatu ir pateikti tokį elektroninį dokumentą LR Teismui, Valstybinei mokesčių inspekcijai ar kitai institucijai kaip teisiškai galiojantį dokumentą?

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atsakymas:
Ne, nes darbo sutartis yra dokumentas, kurio rengimą nustato norminiai teisės aktai (darbo sutarties pavyzdinė forma nustatyta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. sausio 28 d. nutarimu Nr. 115 (su visais pakeitimais). Toks dokumentas elektronine forma galėtų būti sudaromas laikantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2014 m. rugpjūčio 29 d. įsakymo Nr. (1.3 E)VE-43 „Dėl elektroninių dokumentų specifikacijų“ 1 punkte nustatytų reikalavimų.

4. BSS IT klausimas:
Ar gali privatus juridinis asmuo pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu elektroninį darbo saugos žurnalą? Ir ar tai bus prilygintina popieriniam darbo saugos žurnalui su parašu?

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atsakymas:
Darbuotojų saugos ir sveikatos instrukcijų rengimo ir darbuotojų, darbdavių susitarimu pasiųstų laikinam darbui į įmonę iš kitos įmonės, instruktavimo tvarkos aprašu, patvirtintu Lietuvos Respublikos vyriausiojo valstybinio darbo inspektoriaus 2012 m. rugpjūčio 10 d. įsakymu Nr. V-240, pakeista darbuotojų saugos ir sveikatos instrukcijų rengimo tvarka. Teisės aktais Jūsų minimo darbo saugos žurnalo forma nėra nustatyta. Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos žiniomis, darbuotojų instruktavimo ir mokymo tvarką organizacijose nustato darbdaviui atstovaujantis asmuo. Taigi pagal esamą teisinį reguliavimą darbų saugos žurnalas, jei jis ir sudaromas, nelaikytinas dokumentu, kurio rengimą nustato norminiai teisės aktai.
Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba, įgyvendindama jos veiklą reglamentuojančius teisės aktus, negali komentuoti organizacijų nustatomos tvarkos darbo saugos srityje, o kartu ir organizacinių ar techninių sprendimų, susijusių su instruktavimo patvirtinimu.

5. BSS IT klausimas:
Ar privataus juridinio asmens kvalifikuotu elektroniniu parašu pasirašytas trumpo saugojimo, vidinis įstaigos PDF formato dokumentas bus teisiškai galiojantis ir prilyginamas popieriniam dokumentui su parašu, po to kai pasibaigs pasirašiusiojo asmens parašo sertifikato galiojimo laikas, o laiko žyma nebuvo uždėta parašo sertifikato galiojimo laikotarpiu?

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atsakymas:
Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio 4 dalyje yra nustatyta, kad valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės, valstybės įgalioti asmenys, nevalstybinės organizacijos, privatūs juridiniai asmenys privalo „užtikrinti, kad turimi elektroniniai ir kiti dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija“. Jūsų nurodytu atveju toks dokumentas laikytinas privataus juridinio asmens veiklos dokumentu. Ar tokį dokumentą teismai ar kitos teisėkūros ar pan. institucijos pripažintų tinkamu įrodymu – tai šių institucijų sprendimas.

6. BSS IT klausimas:
Uždarant juridinį vienetą, visus jo dokumentus reikia priduoti valstybės archyvams. Kaip galima priduoti archyvui trumpo saugojimo vidinius organizacijos dokumentus pasirašytus nekvalifikuotu elektroniniu parašu ir saugomus organizacijos elektroninių dokumentų valdymo sistemoje?

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atsakymas:
Pagal Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 17 straipsnį, likviduojamos nevalstybinės organizacijos ir privataus juridinio asmens veiklos dokumentai, kurių saugojimo terminas, nustatytas teisės norminiuose aktuose, nėra pasibaigęs, turi būti perduoti savivaldybei, kurios teritorijoje buvo nevalstybinės organizacijos ar privataus juridinio asmens buveinė iki jo išregistravimo iš juridinių asmenų registro. Dokumentų perdavimo procedūros yra nustatytos Likviduojamų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti ir tai patvirtinančių pažymų išdavimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 27 d. įsakymu Nr. 156. Šiame apraše privataus juridinio asmens trumpai saugomų dokumentų, valdytų elektroninių dokumentų valdymo sistemose, perdavimo aspektas nėra išskirtas. Valstybės archyvai likviduojamų privačių juridinių asmenų veiklos dokumentų toliau saugoti neperima.

7. BSS IT klausimas:
Prašome pakomentuoti Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių 18 punktą, kuriame sakoma, kad "Jei į kvalifikuotą elektroninį parašą įrašomos laiko žymos, jos turi atitikti teisės aktuose nustatytus reikalavimus". Kokiais atvejais laiko žymos turi būti įrašomos ir kada jų galima nedėti?

Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos atsakymas:
Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158, nuostatos apima šių dokumentų rengimo, tvarkymo, apskaitos ir saugojimo reikalavimus. Pagal taisyklių nuostatas elektroninį dokumentą galima pasirašyti kvalifikuotu elektroniniu parašu (suformuojant elektroninio parašo XAdES-EPES formatą) ir nėra reikalavimo, kad tik pasirašius būtų dedama laiko žyma. Atitinkamai suformuluotas ir minėtųjų taisyklių 18 punktas. Laiko žymų paskirtis – išsaugoti įstaigų elektroninių dokumentų parašo įrodymus (taisyklių 53 punktas).