AR-191109831

Karantino metu galimybė apsieiti be popierinių dokumentų – dar aktualesnė

Dalinkitės: Facebookgoogle_pluslinkedin

Karantino metu galimybė apsieiti be popierinių dokumentų – dar aktualesnė. Dėl šiuo metu siautėjančio viruso, darbo nuotoliniu būdu galimybė – nebėra tik vienas iš darbdavių siūlomų privalumų, o tapo būtinybe kiekvienai įmonei. Vis tik, niekada nepraktikavus tokios darbo metodikos, apsunkinti veiklą gali ir visus įmonės dokumentus vienoje vietoje saugančios ir visiems suinteresuotiems asmenims prieinamos elektroninės sistemos stoka. Taigi šiandien atsisakyti popierinių dokumentų skatina ne tik aplinkosaugos faktorius, bet ir palankesnės bei efektyvesnės verslo veiklos siekis.

Programinės įrangos kūrėjų „BSS IT“ vadovas Nerijus Jankauskas sako, kad jau daugiau nei 5 metus įmonė biure nenaudoja jokių popierinių dokumentų.

„Dėl korona viruso ir šalyje įvesto karantino, nauda, kad neturime popierinių dokumentų, pasijuto dar akivaizdžiau. Esame biuro žmonės, todėl turime galimybę dirbti iš namų. Kadangi neturime popierinių dokumentų, tai leidžia su jais dirbti ir per nuotolį, nes viskas sudėta elektroninėje erdvėje“, – pasakoja jis.

Anot vadovo, nesvarbu kokio rašto darbuotojams beprireiktų, viską galima surasti net neužeinant į buhalterijos kabinetą. Visi dokumentai – tokie, kaip sutartys, sąskaitos, projektai – prieinami darbuotojų kompiuteriuose ar mobiliuosiuose telefonuose.

„Patys naudojamės išorinėmis buhalterinėmis paslaugomis. Per elektroninę dokumentų valdymo sistemą pateikiame visus dokumentus ir buhalterijai. Tokiu būdu nereikia jų fiziškai pristatyti nuvežant ir įteikiant į rankas. Buhalterinėse įmonėse dėl karantino kyla sunkumai ne tik su dokumentų pristatymu į biurą, bet ir jų išdalinimu atitinkamoms buhalterėms, kurios, norėdamos dirbti, turi juos parsinešti į namus“, – pažymi vadovas. Kadangi dėl dabartinių aplinkybių apsunkinamas ir buhalterinių įmonių darbas, elektroninė sistema tampa išties dideliu privalumu.

Pasak jo, praktiškai visus buhalterinius dokumentus galime pakeisti elektroniniais. Tai pagrįsti vadovas pateikia keletą pavyzdžių.

Ką daryti su sąskaitomis faktūromis?

Dažnas buhalteris į klausimą, kodėl reikia spausdinti el. paštu gautas sąskaitas, atsako, kad jas turi vizuoti vadovas. „BSS IT“ siūlo sąskaitų nespausdinti, bet siųsti jas vizavimui dokumentų valdymo sistemos pagalba.

„Vizuojantis asmuo gali ne tik patvirtinti sąskaitą, bet ir nurodyti projektą, kaštų centrą ar kitą reikalingą informaciją, kurios gali prireikti buhalteriui pajamuojant sąskaitą. El. paštu gaunamas sąskaitas rekomenduojame sutarti su tiekėjais, kad visos jos būtų siunčiamos į tam skirtą el. pašto dėžutę. Tada prie el. pašto prikabintas dokumentas automatiškai atsiras dokumentų valdymo sistemoje ir beliks tik jį vizuoti, o vizuoto nešti niekur nereikės, nes jį jau matys buhalterija“, – nurodo N. Jankauskas.

Kaip su klientu pasirašyti sutartį?

„BSS IT“ vadovas sako neretai girdintis – „Siunčiu jums pasirašytą ir nuskenuotą sutartį, atsispausdinkite, pasirašykite ir atsiųskite mums skenuotą dokumentą el. paštu“. Tačiau dabar pasitaiko ir atsakymų, kad dėl karantino dirbama iš namų, o namuose nėra spausdintuvo, todėl pasirašyti nėra galimybės.

„Bus tikrai greičiau ir paprasčiau pasirašyti sutartį kvalifikuotu elektroniniu parašu. Dažnas jį turime mobiliajame telefone, o daug kas tikriausiai net nežino, kad parašą turime ir asmens tapatybės kortelėje. Pasitikrinkite savo kompiuterį, gal net neatkreipėte dėmesio, kad jame yra vieta kortelei įstatyti. Jei kompiuteryje integruoto lustinių kortelių skaitytuvo nėra, jį galima įsigyti kone kiekvienoje internetinėje elektronikos ar buitinių prekių parduotuvėje. Mes savo klientams sutartis pasirašymui siunčiame tiesiai iš dokumentų valdymo sistemos el. paštu. Tiksliau, siunčiamas ne pats dokumentas, o nuoroda į jį. Gavėjas, paspaudęs nuorodą mobiliajame telefone, pamatys patį dokumentą, o pasirašymui reikės tik suvesti PIN kodą“, – pasakoja jis.

Ką daryti su personalo dokumentais?

Šiuo metu taip pat kyla iššūkis, kaip susitvarkyti su personalo dokumentais, kai darbuotojai dirba iš namų. N. Jankausko teigimu, šiandien nuotoliniu būdu galima net ir priimti į darbą naują žmogų.

„Tokiu atveju svarbu, kad darbuotojas turėtų kvalifikuotą elektroninį parašą, leidžiantį pasirašyti darbo sutartį. Tuo tarpu kvalifikuoto parašo nereikia beveik visiems kitiems su personalu susijusiems dokumentams, tokiems, kaip prašymai, įsakymai, tvarkos, taisyklės, pareigybinės instrukcijos. Šiems dokumentams pasirašyti užtenka įmonės vidiniams poreikiams naudojamo pažangiojo elektroninio parašo. Taip supaprastinama pasirašymo forma, kai darbuotojui nereikia nei mobilaus elektroninio parašo, nei asmens tapatybės kortelės. Parašas darbuotojui sukuriamas automatiškai, suteikiant prisijungimą prie personalo savitarnos. Žinoma, sakysite, kad ne visi darbuotojai mokės tai padaryti ir, iš tiesų, minimalus kompiuterinis raštingumas – būtinas, tačiau tie, kas moka pasitikrinti el. paštą ir naršyti socialiniuose tinkluose, sunkumų užpildyti atostogų prašymą ar susipažinti su vadovo įsakymu tikrai nepatirs“, – akcentuoja specialistas.

Kiti buhalteriniai ir valdymo dokumentai

Turbūt kiekviename buhalterijos kabinete rasime segtuvus su panašiais pavadinimais: avanso apyskaitos, turto nurašymo aktai, atlyginimų žiniaraščiai, tabeliai, akcininkų protokolai, sąskaitos, sutartys. Visi šie segtuvai, anot N. Jankausko, vedami ir jo įmonėje, tačiau juose dokumentai nebesikaupia.

„Jeigu reikia vadovo parašo ant avanso apyskaitos, vietoje to, kad dokumentą spausdinti, jį keliame į dokumentų valdymo sistemą ir siunčiame pasirašymui elektroniniu parašu. Tokiu būdu nesvarbu, ar tą dokumentą rengia išorinė buhalterijos įmonė, ar vadovas, išvykęs į komandiruotę ar dėl karantino dirbantis iš namų, priminimas apie pasirašymo reikalaujantį dokumentą gaunamas el. paštu, o pats pasirašymas užtrunka vos kelias sekundes“, – pažymi jis.

Viskas „debesyse“

Visi „BSS IT“ kuriami sprendimai – BSS DVS, BSS Personalas ir darbo užmokestis, BSS Buhalterija veikia debesų kompiuterijos principu. Toks metodas užtikrina ne tik duomenų saugumą, bet ir jų prieinamumą bet kurioje vietoje esant interneto ryšiui.

„Mūsų siekis ir filosofija – „gyventi be popieriaus“ – ypač pasiteisino šiuo metu. Išleidžiant darbuotojus dirbti nuotoliniu būdu ir taip kyla pakankamai iššūkių, todėl džiaugiamės, kad bent daliai jų jau turime veikiantį sprendimą“, – teigia N. Jankauskas.