31. Automatinis sąskaitų faktūrų kūrimas pagal sutartis

Automatinis sąskaitų faktūrų kūrimas. Atlikę instrukcijoje nurodytus veiksmus galėsite  automatiškai kurti sąskaitas faktūras pagal galiojančias sutartis.
Instrukcijoje aprašoma kaip susikurti sutartį, pagal kurią kleintui  kas mėnesį bus sugeneruojama pardavimo sąskaita apmokėjimui. Atsiradus poreikiui generuoti priskaitymus ir pardavimo sąskaitas tokiomis pačiomis sąlygomis kitam asmeniui – šioje sutartyje pasirenkama funkcija  Išsaugoti kaip ir sukuriama identiška sutartis, kurioje pakeičiamos  pakitusios reikšmės: kliento vardą, pavardę, datas ir pan.
Tam kad sėkmingai  sukurtumėte sutartis, pagal kurias vėliau bus generuojamos pardavimo sąskaitos ir priskaitymai BŪTINA:
Sukurti teisingą partnerį, kuris bus naudojamas sutartyje. Partneris BŪTINAI turi turėti nurodytą asmens kodą, tikslų adresą (Miestą, gatvę). Ši informacija bus naudojama pardavimo sąskaitos spausdinyje.
Sukurti teisingą teikiamos paslaugos produktą, kuris naudojamas pardavimo sutartyje. Šis produktas vėliau bus naudojamas pardavimo sąskaitoje, pagal jį bus parenkama sąskaitų plano sąskaita. Produktas BŪTINAI turi turėti globalią grupę – PVM (atitinkamai iš sąrašo koks PVM taikomas šiai paslaugai)
Sukurti teisingą  nuolaidos produktą (jei nuolaida taikoma pagal sutartį). Nuolaidos produktas BŪTINAI turi turėti globalią grupę – PVM (atitinkamai iš sąrašo koks PVM taikomas paslaugai, kuriai bus nuolaida) ir BŪTINAI turi turėti tokius pačius matavimo vienetus kaip kad paslauga už kurią suteikiama nuolaida

1.Sutarties, kuriai bus kuriami priskaitymai ir pardavimo sąskaitos, kūrimas
Sutartis kuriama Modulyje Sutartys ->Sutartys -> nauja sutartis -> Pardavimo nauja sutartis.
1 Supildykite privalomus laukus:

  • Pasirašymo data– nurodykite sutarties pasirašymo datą.
  • Galiojimo pradžia– nurodykite sutarties galiojimo datą (visos sutarties eilutės paveldės šią datą laukelyje laikotarpis nuo).
  • Galiojimo pabaiga – nurodykite sutarties galiojimo pabaigos datą (jeigu sutartis terminuota).
  • Pirkėjas– parinkite partnerį, kuris perka iš jūsų paslaugą (jei jo nesate susivedę, reikia susivesti).
  • Sutarties pavadinimas– įveskite sutarties pavadinimą. Pavadinimas turėtų būti trumpas ir toks, kad vos atsidarius sutartį būtų lengva suprasti, kokia tai sutartis pvz: IT paslaugų sutartis VPS
  • Nutraukimo sąlygos– šitas blokas duomenų, turėtų būti pildomas tik tuo atveju, jei sutartyje numatytos nutraukimo sąlygos. Pažymėjus lauką „Galimas nutraukimas Pirkėjui/Pardavėjui“, visi to duomenų bloko laukai taps redaguojami ir galėsite nurodyti nutraukimo terminus mėnesiais, įspėjimo datas ir kitą informaciją.
  • Sutarties pratęsimas– šis blokas duomenų leidžia susivesti sutarties pratęsimo sąlygas.
  • Su PVM– pažymėkite šį lauką, jeigu visos kainos nurodytos sutartyje yra su įskaičiuotu PVM. Tokiu atveju, sukūrus sąskaitą pagal tokią sutartį, PVM tarifas nebus papildomai pridedamas prie kainos. Jeigu lauko nepažymėsite, nurodytai sutartyje kainai, bus priskaičiuojamas PVM sąskaitoje faktūroje.
  • Numatytosios priskaitymo sąlygos– parinkite numatytą priskaitymo sąlygas. Priskaitymų sąlygos nusako, kokiu periodiškumu generuoti sąskaitas pagal tokią sutartį. Jeigu vedate mėnesines paslaugų sutartis, parinktas priskaitymas turi būti „Periodinis kasmėnesinis“.
  • Numatytasis mokėjimų planas– parinkite numatytą mokėjimo planą. Mokėjimo planas apibrėžia taisykles, su kokiu atidėjimo terminu ir kokiomis dalimis pirkėjas privalo apmokėti sąskaitą.
  • Sutarties kategorija– nurodoma sutarties kategorija

33Aukščiau aprašyti laukai yra privalomi arba svarbūs tolimesniam sutarties suvedime. Tačiau papildomai galite suvesti:

  • Sutarties numerį– jeigu šį lauką paliksite tuščią, sistema numerį sugeneruos automatiškai. Tačiau jeigu sutartis numeravote pagal savo generavimo taisykles, šiame lauke nurodykite sutarties numerį.
    • Projektas – parinkite projektą, jeigu Jūsų aptarnaujama įmonė turi daugiau kaip vieną objektą (t.y. atskirus objektus, su atskirai patiriamomis sąnaudomis bei atskirai apskaitomomis pajamomis).
    Suvedus pagrindinę sutarties informaciją, spauskite mygtuką „Saugoti“.

Skiltyje Sutarties objektai pridedama Priskaitymas eilutė. Pasirinkus Pridėti -> Priskaitymas atveriamas produktų katalogo sąrašas, iš kurio pasirenkama parduodama paslauga.
Pridėjus paslaugą į sutarties eilutę supildomi laukai:

  • Kainos formulė – nurodoma fiksuota kaina.
  • Kainos detalės – pažymėjus sritį atveriama kainos formulės kūrimo funkcija. Čia nurodoma vieneto kaina ir kiekis. Būtent pagal čia aprašytas reikšmes bus generuojami priskaitymai. Jei kiekis kas mėnesį gali būti kintantis, rekomenduojame nusirodyti pastoviausią, o jau vėliau, kai bus sugeneruojamos pardavimo sąskaitos – jose pasikeisti kiekį į reikiamą, jei bus poreikis.
  • Kiti laukai pildomi pagal poreikį.

Capturesutartys
Jei sutarčiai taikoma nuolaida – tokiu pačiu principu kaip kad pridedant paslaugą, į apatinę lentelę pridedamas ir aprašomas nuolaidos produktas. Jei sutartyje daugiau nei 1 paslauga ir joms taikomos nuolaidos – antrajai paslaugai nuolaida pridedama atskirai, prieš tai pažymėjus paslaugą viršutinėje lentelėje.
Suvedus duomenis sutartis išsaugoma. Sutarties statusas pakeičiamas į Aktyvi mygtuko Keisti statusą pagalba.

2. Priskaitymų generavimas
Kai sutarties statusas Aktyvi – generuojami priskaitymai pagal aprašytas sąlygas sutartyje. Tam pasirenkama komandą Generuoti priskaitymus, kuri matoma sutarties objektų lange.
Sistema pateikia informacinį pranešimą, kuriame spaudžiate Gerai.
2
Norėdami patikrinti, ar priskaitymai sugeneruoti sėkmingai – eikite Masiniai procesai -> masinių procesų vykdymas. Čia matysite ar ką tik įvykęs priskaitymas buvo sėkmingai pabaigtas. Procesas laikomas sėkmingai pabaigtas, jei skiltyje  Nepavykusių sk. yra 0.
Taip sugeneruojami priskaitymai visam sutartyje nurodytam galiojimo laikotarpiui. Sugeneruoti priskaitymai matomi lange Sutartys -> Priskaitymai.

3. Pardavimo sąskaitų generavimas.
Kas mėnesį sugeneruotiems priskaitymams generuojamos pardavimo sąskaitos. Sutartys -> Priskaitymai. Atsidariusiame lange filtrų pagalba lange išfiltruojami tik to mėnesio priskaitymai, kuriems bus generuojamos pardavimo sąskaitos (filtruose rekomenduojame nurodyti reikšmes Metai – mėnuo nurodomas konkretus mėnuo, kuriam generuosite  pardavimo sąskaitos , Sugeneruota sąskaita – nurodoma Ne). Išfiltravus sąskaitas pasirenkama Kurti sąskaitą faktūrą.
6
Lentelėje  nurodoma, kokiems priskaitymams generuoti sąskaitas. BŪTINAI nurodoma data. Jei yra poreikis sąskaitoms priskirti skirtingus serijų numerius – šis funkcionalumas realizuojamas pasirinkus reikšmę iš Sąskaita išrašyta už. Paspaudus Gerai -> sistema vėl pateikia pranešimą apie masinio proceso vykdymą, kurį galite patikrinti Masiniai procesai -> masinių procesų vykdymas. Jei procesas sėkmingai pabaigtas – skiltyje  Nepavykusių sk. yra 0, sukurtos pardavimo sąskaitos matomos modulyje Pirkimai ir Pardavimai -> Pardavimai, kur sąskaitas galima peržiūrėti, pagal poreikį pakoreguoti (vienetų skaičių ar kitą informaciją) ir patvirtinant užregistruoti apskaitoje.
Sutarties reikšmė kartu su pardavimo sąskaitos apskaitos informacija užregistruojama į didžiąją knygą, todėl galima analizuoti didžiosios knygos įrašus pagal sutartį.

4. Klaidų taisymas.
33 Jei pastebėjote, kad sąskaita neteisingai išrašyta – visada galite ją stornuoti. Stornavus sąskaitą galima kurti pakartotinai iš Priskaitymų arba tiesiogiai pardavimų modulyje Išsaugojus kaip arba kuriant Naują pardavimo sąskaitą.
33Jei reikia pakeisti sutarties informaciją – sutartyje spaudžiama Keisti statusą -> nauja ir koreguojamos reikiamos reikšmės. BŪTINA po taisymų pakeisti sutarties statusą į Aktyvi. Tik tokiai sutarčiai bus galima generuoti pardavimo sąskaitas.
33Jei sutartis jau turi užregistruotus priskaitymus – antrą kartą priskaitymai už tuos pačius laikotarpius jai nebus sukurti. Todėl pakoregavus sutarties informaciją, kuri įtakoja priskaitymus, būtina ištrinti tos sutarties jau esamus priskaitymus (patogu tai padaryti sutarties kortelėje, skiltyje Priskaitymai) ir juos sugeneruoti iš naujo.
33Jei priskaitymui jau sugeneruota pardavimo sąskaita – priskaitymo šalinimas negalimas. Tokiu atveju reikia ištrinti pardavimo sąskaitą, tada priskaitymo šalinimo mygtukas taps aktyvus.

Daugiau apie sutarčių valdymą valdymą sužinosite čia