3. Dokumentų katalogo sukūrimas

Dokumentų katalogo sukūrimas. Dokumentų katalogai sistemoje reikalingi tam, kad kaupdami dokumentus nepasimestumėte, galėtumėte juos grupuoti pagal temas, sritis ir pan. Dokumentų kataloge gali būti ir neregisrtuojami dokumentai (t.y. tie, kurie būna nepriskirti registrams). Pradedant darbą su sistema jau būna sukurti keli katalogai, reikalingi Jūsų darbui. Rekomenduojame jų netrinti, nes kai kurie yra susieti su sistemos nustatymais ir generuojant tam tikrus dokumentus jie būna išsaugojami būtent į šiuos katalogus.
1. Dokumentų katalogai kuriami Dokumentai -> Dokumentai. Atvėrę langą matysite jį padalintą į dvi dalis: dokumentų katalogų medį ir dokumentų paiešką. Pažymėjus dokumentų katalogų medyje konkretų katalogą ar jų grupę – dokumentų paieškos lange matysite tik to katalogo ar grupės dokumentus.
Screenshot_34
2. Norėdami sukurti naują katalogų grupę pažymėkite katalogų medyje sritį dokumentai ir spauskite [Sukurti katalogą].
Screenshot_35
3. Norėdami sukurti naują katalogą – dokumentų medyje pažymėkite katalogų grupę, kurioje norite kurti naują katalogą ir spauskite [Sukurti katalogą].
Screenshot_36
4. Po pažymėta grupe bus sukurta nauja šaka, kur beliks nurodyti pavadinimą ir katalogas bus sukurtas.
Screenshot_37
5. Dokumentų katalogas gali būti koreguojamas paspaudus mygtuką [Redaguoti].
Screenshot_38
6. Dokumentų katalogas gali būti ištrintas paspaudus mygtuką [Trinti].
Screenshot_40
7. Sukurtam katalogui galite nustatyti jo saugą t.y. kokios darbuotojų grupės arba konkretųs darbuotojai galės matyti Jūsų sukurto katalogo turinį. Nustačius saugumą – visiems po tuo katalogu kuriamiems katalogams saugumas yra paveldimas.
7.1. Uždarykite ir vėl atidarykite dokumentų paieškos langą (jei katalogą ką tik sukūrėte) ir dokumentų katalogų medžio lange pažymėję reikiamą katalogą, kurio saugą nustatinėsite spauskite [Įrašo sauga]
Screenshot_41
7.2. Atvertoje lentelėje galite pridėti konkrečius naudotojus arba naudotojų grupes. Pridėjus – pasirinkite rolę, pagal rolę atitinkamai bus sudėtos varnelės ties veiksmais, kurias galės atlikti pridėti naudotojai arba naudotojų grupės.
Rolės:
* Document folder owner – pasirinkus šią rolę suteikiamos teisės kataloge: paieška, skaitymas, keitimas, šalinimas
* Document folder reader – pasirinkus šią rolę suteikiamos teisės kataloge: paieška, skaitymas
* Nieko nemato – su šia role priskirtas naudotojas ar naudotojų grupė nematys sukurto katalogo turinio.
Screenshot_43
7.3. Pakeitus saugos nustatymus detaliame kataloge – kitų tos šakos katalogų saugos nustatymai nepasikeis
Screenshot_44
Screenshot_45